۱. دامنه انتقال را مشخص کنید
آیا قرار است فقط موجودی و مانده‌های افتتاحیه منتقل شوند یا سابقه کامل معاملات هم لازم است؟ این دو مسیر کار یکسانی ندارند. فهرست داده‌های ضروری را بنویسید و از ارائه‌دهنده مقصد بخواهید قالب قابل پذیرش هر بخش را مشخص کند.
یک نفر را مسئول هماهنگی انتقال و یک نفر را مسئول تأیید اعداد تعیین کنید. در کسب‌وکار کوچک ممکن است هر دو نقش با یک نفر باشد؛ مهم این است که مسئولیت بررسی و تأیید مبهم نماند.
۲. فهرست طرف حساب‌ها را مرتب کنید
نام‌های تکراری و شکل‌های متفاوت نوشتن یک نام می‌توانند گزارش‌ها را گیج‌کننده کنند. پیش از تغییر، طرف حساب‌های مشکوک به تکرار را علامت بزنید؛ ادغام حساب‌هایی که مانده یا سابقه متفاوت دارند باید با بررسی مسئول حسابداری انجام شود.
- برای هر طرف حساب، شناسه یکتا و قابل پیگیری دارید؟
- مشتری، تأمین‌کننده و کارگاه قابل تفکیک هستند؟
- نام‌های مشابه بررسی شده‌اند؟
- ستون‌ها و قالب اطلاعات تماس در فایل خروجی مشخص‌اند؟
۳. موجودی و واحدها را روشن ثبت کنید
برای هر گروه کالا، اطلاعات لازم را بنویسید؛ مثلاً شناسه کالا، نوع، تعداد، وزن و عیار در صورت کاربرد. دقت کنید عددی که در یک فایل به گرم است، در فایل دیگر با واحد متفاوت تفسیر نشود. نام واحد باید کنار ستون یا در توضیح قالب مشخص باشد.
فهرست اختلاف‌های شناخته‌شده موجودی را جدا نگه دارید. انتقال داده نباید اختلاف قبلی را پنهان کند. درباره زمان شمارش یا کنترل موجودی و مبنای تأیید آن با مسئول مربوط هماهنگ شوید.
۴. یک نقطه مبنا برای مانده‌ها تعیین کنید
تاریخ و ساعت مبنای انتقال را مشخص کنید. گزارش موجودی و مانده‌ها باید به همین نقطه مربوط باشند. اگر در حین آماده‌سازی، معاملات جدید ادامه دارند، لازم است روش ثبت و انتقال این فاصله زمانی از قبل تعیین شود.
مانده وزنی و ریالی، اسناد باز و تعهدات ثبت‌نشده را مطابق شیوه حسابداری خود بررسی کنید. از تبدیل خودسرانه واحدها یا تغییر مبنای اعداد برای سازگارشدن با یک فایل نمونه پرهیز کنید؛ نگاشت نهایی را با مسئول حسابداری تأیید کنید.
۵. ابتدا با نمونه محدود آزمایش کنید
چند رکورد ساختگی یا نمونه‌ای که اطلاعات حساس آن حذف شده است انتخاب کنید. در محیط آزمایشی، مسیر ورود داده و نتیجه گزارش‌ها را بررسی کنید. هدف این است که خطای قالب یا تفسیر ستون‌ها پیش از انتقال اصلی پیدا شود.
- تعداد رکوردهای ورودی و خروجی با هم تطبیق دارند؟
- جمع ستون‌های قابل مقایسه با مبنای اولیه برابر است؟
- برای چند طرف حساب، گردش و مانده را موردی بررسی کرده‌اید؟
- اعداد اعشاری، تاریخ‌ها و حروف فارسی درست منتقل شده‌اند؟
- رکوردهای ردشده و دلیل رد آن‌ها قابل شناسایی‌اند؟
۶. نسخه پشتیبان و مسیر بازگشت داشته باشید
قبل از انتقال اصلی، از روش رسمی نرم‌افزار مبدأ نسخه پشتیبان بگیرید و امکان استفاده از آن را بررسی کنید. فایل اصلی را از نسخه‌ای که برای تمیزکاری یا تبدیل قالب استفاده می‌کنید جدا نگه دارید. دسترسی به فایل‌ها را فقط به افراد مسئول بدهید.
تا وقتی نتیجه انتقال و گزارش‌های اصلی تأیید نشده‌اند، دسترسی به اطلاعات قبلی را قطع نکنید. برای شروع کار روزمره، آموزش کاربران، ساعت تغییر سیستم و نحوه برخورد با مشکل احتمالی را مشخص کنید. تأیید نهایی باید بر پایه کنترل داده‌ها باشد، نه صرفاً نمایش پیام «ورود موفق».
راهنمای مرتبط: راهنمای انتخاب نرم‌افزار حسابداری طلا؛ در جلسه دمو چه بپرسیم؟